サポートセンターにメール問い合わせする時のポイント!例文も紹介!

2017年8月3日

なたはサポートセンターを利用したことがありますか?

例えば、

  • 電化製品の使い方がわからない
  • パソコンの調子が悪い
  • ゲームの操作方法がよくわからない

・・など

それなりのきちんとしたメーカーであれば、そうしたサポートセンターを設置しているところも多いもの。サービスを受けるためには、1年以内などの条件がつくことも多いですが、ぜひ積極的に利用したいものですね。

特に電話と違って、メールではどんな風に問い合わせしたらいいのか?と迷う方もおられるでしょう。またメールでサポートセンターを利用する上で気を付けたいこともあります。

今回は、メール上で、気持ちよくサポートセンターを利用する上での方法や注意点などについて例文も交えてご紹介します!

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メールにはマナーがある

サポートセンターに関わらずですが、メールを送るときにはマナーがあります。

LINEやtwitter全盛の時代とは言え、初対面のサポートセンターの人に対して、

  • ため口のメール
  • 1行だけのメール
  • 言葉遣いが荒いメール
  • 名前を名乗らないメール
  • 誹謗中傷するメール

などはあり得ません。

実は私も某有名企業のシステムサポートセンターの仕事を以前数年間経験したことがありますが、そんなメールが来たら全くうれしくなかったです。

あたり前ですよね。

電話だとまだサポートセンターの方のペースで話の誘導がなされていくので、問い合わせする側ではあまり気にする必要もありませんが、メールではお互いに嫌な気持ちにならないように最低限のマナーは心がけるようにしましょう

またサポートセンターの人も人間なんですから、マナーの良い人には心地よく対応してもらえるってものです。結局そのほうが質問する側としてもきちんと対応してもらえることにつながるので得ですよ。

メールのマナーのポイントは?

といっても何も難しいことはありません。

何らかの不具合や思い通りにならないことがあってサポートセンターに問い合わせするわけですが、自分のことしか考えない雑なメールを送らないように次のようなことは意識しましょう。

冒頭にきちんと挨拶をする

当たり前のことですが、これできない人は非常に多いです。LINEやTwitterじゃないんだから、メール冒頭では

  • 「こんにちは」なり、
  • 「お世話になります」なり、
  • 「いつも利用しています」なり

挨拶をして、そして自分の名前を名乗りましょう。

読みやすさを心がける

全部ひらがなばかりとか、改行や空行がほとんど無い文章など読みにくくて仕方ありません。基本サポートセンターの人はスマホでメールを見てないと思うので、改行や空行は適度にいれましょう

結びの言葉も大事

自分の要件だけ言って、文章の一番最後が「?」で終わるかたちでもよいですが、できれば最後に「よろしくお願いします。」のような結びの言葉があるとよいですね。

必要な情報はきちんと書く

問い合わせフォームがあれば、そこに書けることも多いですが、質問の回答を導き出すのに必要な情報は書いておくようにしましょう

製品やサービスの内容によりますが、例えば、

  • 商品名
  • ユーザID
  • ユーザ名
  • 利用環境

といった情報ですね。

何の問い合わせなのかわかりやすく具体的に書く

何を言いたいのかよくわからない文章を書く人もそれなりに多いです。

また書いている文章の内容が曖昧だと結局何回も聞き直さないといけなくなるので、やり取りに時間がかかってしまいますね。

質問のポイントはわかりやすく具体的に書くようにしましょう

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実際に送るときのメールの例文は?

それではサポートセンターにメールを送るときの例文を一つあげておこうと思います。

商品内容・サービス内容・問い合わせ内容によっても変わってきますが、一例としてぜひ参考にしてみてくださいね。

件名:〇〇のエラーメッセージとその対処方法について 

○○会社
サポートセンター ご担当者様

先日○○を購入させて頂いていた(名前)と申します。

この度、○○を利用しようと電源を入れたところ、起動するのに5分もかかってしまい、最終的に次ぎのようなエラーメッセージが表示されました。

ーーーエラーメッセージの内容ーーー

その後、特に使用する分には問題なかったのですが、このエラーメッセージはどういう意味でしょうか?

このまま何もしなくても特に問題ありませんでしょうか?

何かこちらで対処しておいた方がよいことがあれば教えてください。

よろしくお願いします。

(ユーザID情報)

お礼を言おう!

いかがでしたか?

質問する状況の時というと、うまくいかないことや不安なことがあるからと言えますが、どうせなら気持ちよく問い合わせしたいものですよね。

確かに、中には、

  • サポートセンターの人の対応が手際が悪い
  • 事務的対応でしかも全然回答になってない

なんてこともあるかもしれません。

そんなときは何度も問い合わせすればいいだけです。感情的になってサポートセンターの人に噛みついても良いことはないですね。

逆にきっちりと対応してもらえた場合は、お礼の返信メールを送るようにしましょう

私もシステムサポートの仕事をしたことがあるのでわかりますが、こうしたお礼メールが届くと本当にうれしいんです。

サポートセンターの方も人間ですからやはりお互い気持ちよく対応したいものですね。

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日常

Posted by joy-tears